تبسيط إجراءات العمل الإداري
تبسيط إجراءات العمل الإداري
اهداف البرنامج
عند انتهاء البرنامج يكون المشاركون قد تمكنوا من:
- القيام بتحليل أهم المبادئ والخطوات في تبسيط الإجراءات.
- ممارسة استخدام خرائط سير العمل، خرائط تصميم المكاتب وخرائط توزيع العمل.
- القيام بتبسيط إجراءات معقدة كجزء من دراسة عملية.
- إنجاز تحليل وتوزيع العمل على الموظفين في وحدة تنظيمية.
- إعطاء تبريرات مقنعة حول تبسيط الإجراءات وعلاقتها في تحسين الإنتاجية الفردية والتنظيمية.
محتويات البرنامج
منظور العملية الإدارية:
- تخطيط العمل
- تنظيم وتوزيع الموارد
- أنواع الخطط
- توجيه ومراقبة أداء الفرد والمؤسسة
- الآلية / الوظيفة التنظيمية
- مبادئ التنظيم
- تصميم المخططات التنظيمية
- الإرتباط المباشر بين المخططات والإجراءات
السياسات والإجراءات:
- التعريفات والمفاهيم
- مظاهر الإجراءات المعقدة
- أهداف الإجراءات وأهميتها
- أهداف تبسيط العمل
- أسلوب تطوير إجراءات فعالة
- تعريف الإنتاجية
أساليب سير العمل:
- الأساليب الموازية والمتعاقبة
- مراحل تبسيط العمل
- استخدام خرائط سير العمل لتبسيط الإجراءات
- الخرائط التفصيلية لمعالجة المعلومات
- الخرائط التفصيلية لسير العمل المبسط
- خرائط إجراءات متعددة الاعمدة
- إعداد وتحليل خرائط سير العمل
- تبسيط الإجراءات واقتراح التغييرات
ترسيم / تحليل الأدوات لتبسيط الآليات والإجراءات:
- ترسيم الآلية
- ترسيم خط القيمة
- خرائط سير العمل للإجراءات والآلية
- خريطة الآلية متعددة الأعمدة
- أسئلة تمهيدية
- تبسيط الإجراءات لتحسين الإنتاجية
- تقليص الهدر في المجهود البشري والوقت والحيز والمواد
- تحسين كفاءة وفعالية الموظفين
مفهوم تبسيط العمل وأهميته:
- إعداد وتحليل مخطط توزيع العمل
- إعادة تقسيم عبء العمل وإعادة توزيع الوظائف
تبسيط تصميم ومخطط الحيز:
- تحليل مخطط قسمك / مكتبك
- استخدام رسم سباغيتي البياني للتحليل
- مخطط المسافة / القسم
- إعادة تصميم المكاتب باستخدام مخططات المكاتب
- تبسيط العمل الورقي في المكاتب
تبسيط النماذج:
- مراجعة تصميم النماذج
- تحسين كفاءة النماذج
أساليب التدريب
- المحاضرة القصيرة
- النقاش و الحوار
- العمل ضمن مجموعات
- التمارين الجماعية